Extern utredning kring bolagsstämman i april klar

En extern utredning har genomförts angående förfaranden kring Ålands Ömsesidiga Försäkringsbolags bolagsstämma 29 april 2021. Revisionsbolaget KPMG Oy Ab har utrett förfarandena i ljuset av gällande lagstiftning och regelverk, allmänna principer om bolagsstyrning samt Bolagets interna policies.

Ur utredningen framkommer bland annat att styrelsen inte uppmärksammats om förhållanden kring bolagsstämman som styrelsen anser vara väsentliga för Bolagets förvaltning. Ur utredningen framkommer även att situationer som berör Bolagets förvaltning där det finns potential för intressekonflikter bör hanteras i enlighet med Bolagets interna policies och i synnerhet lämnas till styrelsens kännedom.

Bakgrunden till utredningen är de händelser som inträffade på Ömsens bolagsstämma den 29 april i år då ett motförslag till valberedningens förslag om val av medlemmar presenterades. Motförslaget, som presenterades av en ledamot i ett av Ömsens dotterbolag, vann majoritet. Bolagets styrelse var inte medveten om motförslaget i förväg, eller om att fullmakter skulle ha samlats för att understöda motförslaget till valberedningens förslag. Styrelsen hade förväntat sig att bli informerad om väsentliga initiativ som kan påverka Bolagets goda förvaltning.

Efter bolagsstämman tog Ömsens styrelse initativet till en extern utredning och uppdraget gick till revisionsbolaget KPMG. Utredningen är klar och innefattar observationer om händelser samt rekommendationer för vidare åtgärder. Utredningen skall användas som ett verktyg för Bolagets interna revision och för att vidare utveckla bolagets goda förvaltning och att säkerställa transparent hantering av eventuella intressekonflikter i bolagsstyrningen. Styrelsen har omedelbart påbörjat arbetet för att ytterligare utveckla och förstärka Bolagets goda förvaltning och interna styrning.

Nedan anges utredningens sammandrag och styrelsens konklusioner i följd därav:

- Ömsen skall försäkra sig om att förvaltningsrådet, styrelsen och ledningen är tillräckligt samstämmiga för att Bolagets strategi skall kunna förverkligas så väl som möjligt;

- Förfarandesätten gentemot Ömsens intressebolag skall ses över; styrelsen uppfattar att förfarandet skall vara transparent och rollerna klara i förhållande till användandet av rösträtt som tillhör intressebolag;

- Hanteringen av rollfördelning och transparens är viktiga faktorer för bolagsstyrning särskilt då Bolagets ledning och /eller medlemmar av Bolagets styrande organ också är delägare i Bolaget;

- Informationsförmedling inom Bolaget är av stor vikt, vilket styrelsen lägger särskild vikt vid;

- Deltagande i bolagsstämma är en viktig del av delägarskap. Det rådande läget med Covid- 19 pandemin har haft en inverkan hur delägarna i verkligheten vill och kan delta i bolagsstämmor. Styrelsen kommer att arbeta för att delägarna uppmuntras att delta i bolagsstämmor och att deltagande underlättas.

- Delägare skall kunna delta i bolagsstämmor genom befullmäktigade representanter. Det är därför viktigt att säkerställa att fullmakter används på ett transparent och klart reglerat sätt. Det har inte framkommit att delägare skulle ha representerats utan sitt tillstånd.

- Bolagets ledning och medlemmar i styrande organ skall uppfylla lagstadgade lämplighetskrav och är föremål för myndighetsgranskning av Finansinspektionen. Styrelsen värnar om delägarnas rätt att göra initiativ i samband med bolagsstämmor; dock anser styrelsen att motförslag i personval kan vara utmanande om personerna ifråga inte har genomgått lämplighetsprövning – ifall de inte skulle godkännas för den tänkta uppgiften av myndigheterna skulle detta kunna påverka Bolagets förvaltning negativt.

- Utredningen noterar att Bolagets valberedning fungerar väl. Styrelsen anser det vara viktigt att Bolaget har en stark och mångsidig valberedning som tar fram de bästa möjliga medlemmarna till Bolagets förvaltningsorgan för att främja Bolagets och samtliga delägares intressen.

- Det är av allra högsta prioritet att lagstadgad försäkringssekretess uppfylls i all verksamhet inom Bolaget, inklusive i samband med bolagsstämman. I utredningen har det inte framkommit att man skulle ha hanterat information på ett sätt som brutit mot EU:s allmänna dataskyddsförordning eller dataskyddslagen. Styrelsen kommer att fortsättningsvis lägga stor vikt vid hanteringen av sekretessbelagd information utgående från tydliga anvisningar och tillvägagångssätt för all hantering av sekretessbelagt material.

KPMG’s utredning innehåller bolagsspecifik information och har lämnats till Bolagets styrelse. Utredningen kommer att användas som ett internt verktyg för vidare utveckling av bolagsstyrningen. Till följd av utredningen och på rekommendation av KPMG kommer styrelsen att göra ändringar och tillägg i Bolagets interna policies och anvisningar för att se till att anvisningarna om bland annat ledningens agerande, förfarandet vid bolagsstämmor, insamling av fullmakter och företrädande av delägare är tydligt dokumenterade och täckande.

Site by Strax